Wenn du eine Immobilie kaufst, benötigst du in der Regel eine Hausverwaltung. Rein theoretisch könntest du diese bei einem einzigen Objekt zwar selbst übernehmen, es ist jedoch mit viel Aufwand verbunden, da du im Normalfall nicht mit den anfallenden Tätigkeiten vertraut bist. In diesem Blogartikel erfährst du, was eine Hausverwaltung genau macht.
Was sind deine Kernkompetenzen als Investor?
1. Zusammenstellung des Teams
Suche dir deine Dienstleister aus und stelle ein hervorragendes Team zusammen. Es ist deine Aufgabe, dass das Team perfekt funktioniert. Dazu kann es erforderlich sein, den einen oder anderen Dienstleister zu wechseln. Wenn beispielsweise eine Verwaltung oder ein Steuerberater nicht performen, solltest du zügig einen Schlussstrich ziehen, da dich Fehler und Unzulänglichkeiten teuer zu stehen kommen können.
Da es nicht möglich ist, alles zu wissen, solltest du jemanden im Team haben, der das fehlende Know-how abdeckt. Viele Investoren, die ich kenne, legen den Schwerpunkt am Anfang zu stark auf eigenes Know-how, anstatt auf Profis zurückzugreifen. Gerade am Anfang solltest du dich jedoch nicht scheuen, dir die Expertise extern zu suchen. Mehr zum Thema Eigentumswohnung als Kapitalanlage findest du hier.
2. Kontrolle
Du musst alle Themen rund um dein Objekt kontrollieren und in Frage stellen. Ist es wirklich plausibel, dass die Hausverwaltung sagt, dass keine Mieterhöhung möglich ist? Hat sie tatsächlich alle Möglichkeiten ausgeschöpft?
3. Schnelle Entscheidungen und Lösungen
Als Immobilieninvestor musst du in der Lage sein, schnelle und intelligente Entscheidungen zu treffen, wenn es darauf ankommt. Darüber hinaus ist es von Vorteil, wenn du ein Händchen für pragmatische Lösungen hast oder zumindest ein Netzwerk an kompetenten Partnern hast, auf das du gegebenenfalls zurückgreifen kannst.
4. Strategie-Erstellung und Zielverfolgung
Behalte stets deine Immobilienstrategie im Kopf und verfolge deine Ziele akribisch. Insbesondere, da eine Immobilie eine langfristige Angelegenheit ist, ist es wichtig, stets den Überblick zu behalten und zu strategisch klugen Zeitpunkten rasch zu agieren.
Fazit
Was ist dir deine Zeit wert? Willst du am Ende des Jahres die Nebenkostenabrechnung machen oder lieber an deiner Strategie feilen und interessante Menschen kennenlernen, die dich weiter bringen?
Kommen wir nun zum eigentlichen Thema. Zunächst müssen wir unterscheiden, ob du eine Hausverwaltung für ein Mietshaus oder für eine ganze Wohnanlage mit Eigentumswohnungen benötigst. Warum ist dies wichtig?
Eine Wohnanlage mit Eigentumswohnungen unterliegt dem Wohnungseigentumsgesetz, in dem genau definiert wird, welche Aufgaben zur Verwaltung der Wohnungen einer Eigentümergemeinschaft gehören.
Aufgaben, die im Wohnungseigentumsgesetz geregelt sind:
- Die Erstellung einer Hausordnung
- Ein Versicherungsschutz für das gesamte Objekt
- Aufbau einer Instandhaltungsrücklage
- Ordnungsgemäße Instandhaltung des Objekts
- Erstellung eines Wirtschaftsplans
Eine Eigentümergemeinschaft besteht, sobald es mindestens zwei Eigentümer gibt. Das bedeutet, auch wenn eine Person neun Wohneinheiten hat und eine andere Person nur eine, ist dennoch zwingend eine Gemeinschaft zu bilden und ein Verwalter zu bestellen. Es wird auch oft von einer WEG gesprochen. Dies ist die Abkürzung für Wohneigentümergemeinschaft.
Die WEG muss mindestens einmal im Jahr in der sogenannten Eigentümerversammlung tagen. Hier entstehen die Protokolle, die du dir als Investor anschauen solltest. In diesen sollten die Probleme der Objekte diskutiert und protokolliert werden. Des Weiteren wird der Wirtschaftsplan des nächsten Jahres beschlossen und somit auch die Höhe des Hausgeldes für das kommende Jahr festgelegt.
Hausverwaltung für ein Mietshaus
Das bedeutet, es gibt nur einen Eigentümer. Dieser kann sich aussuchen, ob er überhaupt eine Verwaltung beauftragt. Die Verwaltung ist in der Regel weniger komplex, da es nur einen Eigentümer gibt und die Verwaltung meistens mit umfangreichen Vollmachten ausgestattet wird.
Auch ist es hier üblich, dass das Verwaltungshonorar an die Kaltmiete gebunden ist, was vorteilhaft ist. Dadurch ist die Verwaltung bestrebt, keinen Leerstand und proaktive Mieterhöhungen durchzusetzen. Man kann es mit Firmen und Privatkunden vergleichen. Die Firmenkunden bekommen in der Regel bessere Konditionen, da sie höhere Volumen beauftragen. So ist es auch hier, nur dass die Verwaltung von einem Eigentümer ein ganzes Haus bekommt.
WEG-Verwaltung mit SE oder ohne SE?
Wenn ein Haus komplett aus Eigennutzern besteht, übernimmt die Hausverwaltung nur das Management der Gemeinschaft. Wenn die Wohnung vermietet wird, kann die Sondereigentumsverwaltung mit beauftragt werden. Sondereigentum (SE) ist das Eigentum, das nur dir als Investor gehört. Dazu gehört alles, was sich hinter der Eingangstür zur Wohnung befindet.
Den Rest, beispielsweise das Treppenhaus, den Hof und die Fassade teilst du dir mit anderen Eigentümern. Dafür erwirbst du sogenannte Miteigentumsanteile, die im Grundbuch stehen, beispielsweise 96/1000. Das bedeutet, dass dir vom Grundstück und den Gemeinschaftsanlagen 9,6 Prozent gehören würden. Bei einem 1000-qm-Grundstück mit einem Mehrfamilienhaus würden dir als Investor somit 96 qm gehören.
SE-Verwaltung
Wenn das Sondereigentum verwaltet wird, ist insbesondere das Mietmanagement gemeint. Natürlich müssen auch Schäden in der Wohnung gemangagt werden, aber in der Regel geht es um das Mietverhältnis, die Abnahme/Übergabe und die Neuvermietung. Für die Mieter muss jährlich die Betriebskostenabrechnung erstellt werden. Wenn diese im Folgejahr nicht bis zum 31. Dezember vorliegt, können in der Regel keine Nachzahlung mehr geltend gemacht werden oder Vorauszahlungen einbehalten werden. Hieran siehst du, was es für Konsequenzen hat, wenn du als Investor die Fristen nicht im Kopf hast.
Aufgaben einer Hausverwaltung im Überblick
SE-Verwaltung oder im Rahmen der Mitverwaltung (Mietzinshaus mit einem Eigentümer)
- Vermietung von Wohnungen
- Erstellung von Mietverträgen
- Einfordern von Mieterhöhungen
- Erstellung der Betriebskostenabrechnung
- Kontrolle der Mieteingänge und ggf. Einleitung entsprechender Maßnahmen
- Ansprechpartner für den Mieter bei Mängeln in der Wohnung (Schimmel, Wasserflecken etc.), für die WEG-Verwaltung oder im Rahmen der Mitverwaltung (Mietzinshaus mit einem Eigentümer)
- Bezahlung der fälligen Rechnungen (Wasser, Heizung, Flurreinigung, Müllbeseitigung etc.)
- Beseitigung von Mängeln im Gemeinschaftseigentum oder im Mietzinshaus (Aufzug geht nicht, Heizung fällt aus etc.)
Weitere Aufgaben einer Hausverwaltung
Eine Hausverwaltung übernimmt jedoch nicht nur kaufmännische, sondern auch technische Aufgaben. In einer Immobilie gibt es zahlreiche Dinge, die funktionieren müssen, sei es die Klingel, der Aufzug oder das Licht im Flur. Darüber hinaus muss im Eingangsbereich regelmäßig gewischt werden und auch der Garten rund um das Objekt bedarf Pflege.
Da sich Wohnungen durch den Gebrauch abnutzen, müssen regelmäßig Instandhaltungsmaßnahmen vorgenommen werden. Auch die zugehörige Wartung und Inspektion gehört dazu.
Wie findest du eine qualifizierte Hausverwaltung?
Leider gibt es keine allgemeine Qualifikation hierfür. Viele Mitarbeiter einer Hausverwaltung haben die Berufsausbildung zum Immobilienkaufmann/-frau absolviert. Auch in Berufsakademien und Fachhochschulen gibt es Angebote, die ihren Schwerpunkt auf Immobilienwirtschaft und Immobilienmanagement gerichtet haben. Sinnvoll ist ein Abschluss als Diplom-Betriebswirt, da viele kaufmännische Aufgaben anfallen.
Viele Hausverwaltungen sind gelinde gesagt träge und kümmern sich nur um das Notwendigste. Als Investor möchtest du jedoch, dass die Miete kontinuierlich weiterentwickelt wird, damit du das Objekt zu einem späteren Zeitpunkt teurer verkaufen kannst. Es lohnt sich also, nach einer Hausverwaltung mit Investoren-Mindset Ausschau zu halten. Nur dann kannst du dir sicher sein, dass sie das Beste aus deiner Immobilie herausholt, aber gleichzeitig ein gutes Verhältnis zu den Mietern pflegt.
Warum ist dies so wichtig? Wenn das Verhältnis zu den Mietern gut ist, können bei Bedarf Wohnungsbesichtigungen und Wohnungsabnahmen einfacher durchgeführt werden. Eine partnerschaftliche Zusammenarbeit sorgt für Zufriedenheit auf allen Seiten. Wenn das Objekt eine sinnvolle Modernisierung erfährt oder insgesamt sehr hochwertig ist, sind Mieterhöhungen für deinen Mieter leichter zu verkraften. Das Gleiche gilt, wenn Angelegenheiten der Mieter ernst genommen werden und bei Problemen schnelle Abhilfe geschaffen wird.
Wie sieht es bei gewerblichen Immobilien aus?
Wenn du Gewerbeimmobilien besitzt, benötigst du für diese ebenfalls eine Verwaltung. In der Regel wird diese Dienstleistung jedoch nicht von einer Hausverwaltung abgedeckt. Es gibt Firmen, die sich speziell darauf spezialisiert haben. Der Fachbegriff hierfür lautet Property Management, wenn es um kaufmännische Belange geht, und Facility Management, wenn es um technische Dienstleistungen geht.
Übernimmt eine Hausverwaltung auch Hausmeisterdienste?
Einige Verwaltungsfirmen bieten zusätzlich einen Hausmeisterdienst für deine Immobilie an. Typische Aufgaben, die ein Hausmeister übernimmt, sind kleinere Reparaturen, die Reinigung des Treppenhauses, Gartenarbeiten und ähnliches. Oft wird in diesem Zusammenhang von Facility Management gesprochen. Wichtig ist, dass du diesen Begriff nicht mit dem Begriff der Hausverwaltung verwechselst, auch wenn eine gewisse Ähnlichkeit vorhanden ist.
Für ihre Dienstleistungen bezahlst du der Hausverwaltung ein Honorar. In den meisten Fällen ist dies ein fixer Betrag, der auf die einzelnen Wohneinheiten angerechnet wird. Es gibt aber auch prozentuale Beteiligungen. Wenn die Immobilie leer steht, gibt es in der Regel gesonderte Vereinbarungen. Als Eigentümer darfst du diese Kosten nicht auf deine Mieter umlegen, sondern musst sie selbst bezahlen.
Beim Gewerbemietrecht ist dies anders. In einer Betriebskostenverordnung ist festgelegt, dass die Verwaltungskosten für die Wohnraummiete ausgenommen sind. Häufig werden auch Tätigkeiten abgedeckt, die sich mit dem Einsparen von Energie, Strom, Heizung und Gas beschäftigen. Im Normalfall sind Hausverwaltungen in einer bestimmten Region tätig, es gibt aber auch überregionale Dienstleister.
Kosten der Hausverwaltung
Die Kosten einer Hausverwaltung können regional und objektseitig sehr stark schwanken. In Sachsen findest du kaum eine Verwaltung, die ein Honorar von über 30 EUR im Monat pro Wohneinheit in Rechnung stellt. In Hamburg und München sieht das ganz anders aus. Bist du in einer Eigentümergemeinschaft, fällt nochmals der gleiche Betrag an.
In Leipzig ist das Honorar zum Teil auf einem sehr niedrigen Niveau. Auch wenn dir das zunächst vielleicht sehr vorteilhaft vorkommt, ist es das leider nicht. Auf einen Verwalter kommen nämlich in der Regel 500 Wohneinheiten. Wie soll dieser es schaffen, dein Objekt und deine Wohnung individuell zu betreuen? Wir merken dies jeden Tag, wenn wir Unterlagen von fremden Hausverwaltungen anfragen.
Fachkräftemangel
Wer will heute noch Hausverwalter werden? Es gibt wenige, die das vorhaben. Zu den geringen Honoraren in Leipzig kommt ein Fachkräftemangel hinzu. Deswegen wird es in Zukunft wahrscheinlich eher Zusammenschlüsse von kleinen Verwaltern geben oder zentrale Dienstleister, die den kleinen Verwaltern Aufgaben abnehmen.
Digitalisierung
Es gibt heute schon sehr fortschrittliche Programme, die eine hohe Automatisierung und Datenaustausch zulassen. Du solltest dir auf jeden Fall vorher sagen lassen, welche Software deine Hausverwaltung für dich einsetzt.
Fazit
Wie du siehst, übernimmt eine Hausverwaltung vielfältige Aufgaben. Auch wenn du denkst, dass du als Investor diese Tätigkeit selbst übernehmen könntest, rate ich dir davon ab. Die Aufgaben sind komplexer, als du denkst, und erfordern viel fachliches Know-how. Spätestens bei der ersten Mieterstreitigkeit wirst du froh sein, wenn du kompetente Ansprechpartner hast, die sich um den Sachverhalt kümmern. Konzentriere dich auf das, was du werden willst: Hausverwalter oder Investor? Stelle dir dein Erfolgsteam zusammen und kaufe exzellente Objekte mit der bestmöglichen Entwicklung und Finanzierung an.