Die Gründe für Stress mit der Immobilienverwaltung sind vielseitig: Leitungen, die ständig belegt oder nicht besetzt sind, Preiserhöhungen, die keinen Sinn machen, Leistungen, die ungenügend sind, eine nicht vorhandene Präsenz am Standort der Immobilie und vieles mehr.
Eine Verwaltung zu wechseln bedeutet immensen Aufwand und oftmals bekommst du gar nicht alles mit, was hinter der verschlossenen Tür passiert. Bei dem nächsten Mietergespräch oder einer Begehung des Objektes fällst du dann gegebenenfalls aus allen Wolken. Doch was kannst du tun, wenn deine Immobilienverwaltung mangelhaft arbeitet?
Zunächst musst du unterscheiden, ob es sich um eine WEG-Verwaltung, eine Mietverwaltung oder eine Sondereigentumsverwaltung handelt.
Verschiedene Immobilienverwaltungen:
WEG-Verwaltung: Diese ist für die Betreuung des gemeinschaftlichen Eigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft verantwortlich. Sobald es in einem Haus mehr als einen Eigentümer gibt, muss zwingend eine Eigentümergemeinschaft gegründet werden, die dann einen Verwalter bestellt. Abgestimmt wird nach Miteigentumsanteilen oder pro Kopf.
Dies kann für dich von Vorteil sein, wenn du im Objekt neun Wohneinheiten besitzt, aber nachteilig, wenn du nur eine besitzt, da jeder nur eine Stimme hat. Vorteilhafter wäre hier eine Regelung nach Miteigentumsanteilen. Wie viele Miteigentumsanteile du hast, siehst du unter anderem im Grundbuchauszug oder in der Teilungserklärung.
Hier sieht du einen Grundbuchauszug mit Miteigentumanteilen.
Miet-Verwaltung
Sie kümmert sich im Namen eines Eigentümers, der das ganze Haus besitzt, um sämtliche Themen rund um die Vermietung. Dazu zählt das Abwickeln von Mietverhältnissen, die Durchsetzung von Mieterhöhungen und vieles mehr. Das, was also bei mehreren Eigentümern WEG-Verwaltung und SE-Verwaltung abbilden, bildet eine Verwaltung in der sogenannten Mietverwaltung ab.
Es gibt eine ganze Reihe von Verwaltungen, die nur diese Form der Verwaltung anbieten. Das hat einen ganz einfachen Grund, da nicht selten ein Großteil der Zeit dadurch verloren geht, die einzelnen Interesse, Wünsche und Fragen in der Eigentümergemeinschaft zu managen. Es ist natürlich einfacher, nur mit einem Eigentümer zu sprechen und seine Strategien und Ziele zu verwirklichen.
Sondereigentumsverwaltung
Die SE-Verwaltung managt alles innerhalb der Wohnung. Was genau Sondereigentum und somit Sondereigentumsverwaltung ist, kannst du in der Teilungserklärung finden. Dort steht beispielsweise, dass der Balkon Gemeinschaftseigentum ist, aber der Belag Sondereigentum ist, oder dass die Fenster und Außentüren der Wohnung Gemeinschaftseigentum sind, nicht aber der Innenanstrich.
Die SE-Verwaltung kann getrennt zur WEG-Verwaltung bestellt werden. Es gibt aber auch Argumente, das nicht zu tun. Denn oft gibt es Kommunikationsverluste zwischen der WEG-Verwaltung und einer fremd beauftragten SE-Verwaltung. Wenn dann die Betriebskostenabrechnung erstellt werden muss oder den Mietern wichtige Maßnahmen im Haus angekündigt werden sollen, kann es zu Informationsverlusten führen. Auch die Mieter sind sich nicht immer sicher, an wen sie sich wenden müssen.
Wechsel der SE-Verwaltung
Der Wechsel der SE-Verwaltung ist in der Regel unproblematisch, wobei die Neubestellung der WE-Verwaltung eine Mehrheitsbeschluss braucht. SE-Verwalterverträge laufen in der Regel maximal 24 Monate, wobei WEG-Verträge mindestens 3 Jahre Laufzeit haben. Die SE-Verwaltung ist auch keine zwingende Voraussetzung.
So gibt es Eigentümer, die entweder Eigennutzer sind oder ihre vermietete Wohneinheit selbst verwalten. Im letzteren Fall sollte eine gewisse Grundkenntnis bestehen, um den Prozess rechtlich abzuwickeln. Wie du bereits erfahren hast, ist es schwierig, die WEG-Verwaltung ordentlich zu kündigen. Nachfolgend erfährst du, was du als Eigentümer trotzdem tun kannst, wenn du mit deiner WEG-Verwaltung unzufrieden bist.
Einen Verwalter bestellen
Im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) ist geregelt, dass die Eigentümergemeinschaft einen Verwalter bestellen muss. Dieser darf zunächst maximal 5 Jahre tätig sein, kann aber erneut gewählt werden. Eine Wiederwahl ist frühestens 12 Monate vor dem Auslaufen der Bestellungszeit möglich. In der Wohnungseigentümerversammlung wird mehrheitlich ein Bestellungsbeschluss gefasst, der als Grundlage für die Bestellung des Verwalters dient.
Sobald der Verwaltervertrag, der laut § 611 BGB ein Dienstvertrag ist, zwischen der Eigentümerverwaltung und dem Besteller geschlossen ist, kann die Arbeit aufgenommen werden. Wer als Verwalter bestellt wird, hat gegenüber der Eigentümergemeinschaft eine große Verantwortung, da er für sämtliche Vermögens- und Vertrauensschäden haften muss, die von ihm verursacht wurden.
In der Praxis ist es jedoch schwer, Pflichtverletzungen nachzuweisen und in der Regel bleibt der WEG nichts anderes übrig, als vor Gericht zu ziehen, da sich der Verwalter höchstwahrscheinlich nicht freiwillig Pflichtverletzungen eingestehen wird. Gerade bei einer Bauüberwachung und Ausschreibungen kann es zu teueren Schäden kommen.
Wie wird eine Immobilienverwaltung abberufen?
Für das gerichtliche Abberufungsgverfahren müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:
- Die Anrufung der Wohnungseigentümerversammlung ist nicht zumutbar
- Der Versuch, einen Mehrheitsbeschluss zu erwirken, blieb erfolglos
Wenn der Verwalter sich weigert, zu einer Eigentümerversammlung zu laden, hast du folgende Möglichkeiten:
- 1/4 der Eigentümer verlangt eine Versammlung, dann kann der Beirat oder Stellvertreter einberufen
- Sollten alle Eigentümer der Abberufung zustimmen, ist die Abberufung auch ohne Versammlung wirksam.
Warum bestimmte Voraussetzungen für die Abbestellung hinderlich sein können
Prüfe zunächst, ob im Verwaltervertrag oder in der Bestellung steht, dass der Verwalter nur abberufen werden kann, wenn gewisse Voraussetzungen erfüllt sind. Gerade Verwalter, die professionell tätig sind, legen darauf Wert, weil sie dann nur abberufen werden können, wenn ein wichtiger Grund vorliegt. Ein solcher wäre, wenn das für die Tätigkeit erforderliche Vertrauensverhältnis beschädigt ist.
Wenn sämtliche Umstände darauf hindeuten, dass den Wohnungseigentümern eine weitere Zusammenarbeit mit dem Verwalter unmöglich zugemutet werden kann, kann er abberufen werden. Beachte, dass auch dann eine Kündigung vonseiten der Wohnungseigentümergemeinschaft vorliegen muss. Am besten wird bereits im Verwaltervertrag festgehalten, dass mit der Abberufung des Verwalters automatisch der Vertrag gekündigt ist.
Vor Gericht haltbare Beweise sind unabdingbar
Wie du siehst, ist es sehr schwer, eine Hausverwaltung abzubestellen, da sie für mehrere Jahre bestellt ist. Selbst wenn alle Wohnungseigentümer zustimmen, muss laut Gesetz ein triftiger Grund vorliegen. Dabei reicht der bloße Verdacht auf Unterschlagung oder Korruption nicht aus, sondern die Wohnungseigentümer müssen vor Gericht entsprechende Beweise aushändigen. Im Grunde hast du fast keine Chance, dich von einer Hausverwaltung zu trennen, es sei denn, sie begeht wirklich kriminelle Machenschaften, die sich belegen lassen.
Das ist in dem Sinne fatal, weil dir als Wohnungseigentümer die Hände gebunden sind, wenn die Hausverwaltung dein Objekt beispielsweise verwahrlosen lässt oder Sanierungen aufschiebt, wodurch langfristig die Bausubstanz angegriffen wird und der Wiederverkaufswert sinkt. Wenn ein wirklich wichtiger Grund vorliegt, kannst du jedoch auch als einzelner Eigentümer eine Abberufung initiieren. Dies solltest du nur tun, wenn du hieb- und stichfeste Beweise hast.
Lässt sich die Anschuldigung vor Gericht nicht belegen, wird dem Verwalter trotz der Mehrheit der Wohnungseigentümer, die dagegen ist, erneut das Amt übertragen. Fatal ist es, wenn in der Zwischenzeit eine neue Verwaltung beauftragt wurde. In diesem Fall kommen auf die Wohnungseigentümer unter Umständen hohe Kosten zu.
Was kannst du tun, wenn du mit der Immobilienverwaltung unzufrieden bist?
Wie du weißt, ist es sehr schwierig, auf rechtlichem Wege eine Verbesserung der Lage herbeizuführen. Deshalb solltest du dich als Wohnungseigentümer um ein kooperatives Verwalten mit der Immobilienverwaltung bemühen. Vielleicht strengt sie sich mehr an, wenn ihr bewusst ist, dass die Mehrheit der Wohnungseigentümer einen größeren Einsatz im Objekt erwartet.
Das Problem bei einigen Hausverwaltern in Leipzig ist, dass sie es schlichtweg nicht leisten können. Durch die günstigen Verwalterhonorare verwaltet ein Mitarbeiter meistens über 300 Einheiten und kann schlichtweg gar nicht jedes Objekt genau kennen. In der Regel wird derjenige bedient, der am lautesten schreit – und das solltest du sein. Mehr über die Aufgaben einer Hausverwaltung erfährst du hier.
1. Vereinbare einen persönlichen Termin
Ich rate dir davon ab, dich mit einem Telefontermin zufrieden zu geben, da hierbei leicht Missverständnisse aufkommen. Stattdessen sollte der Verwaltungsbeirat einen persönlichen Termin zwischen der Hausverwaltung und dem Verwaltungsbeirat organisieren. Es ist wichtig, schon am Telefon zu betonen, dass mehrere Wohnungseigentümer unzufrieden mit der Hausverwaltung sind.
2. Die Wichtigkeit eines Gesprächsprotokolls
Wichtig ist, dass nach dem Treffen mit der Hausverwaltung und dem Verwaltungsbeirat ein Gesprächsprotokoll erstellt wird. Dieses wird der Wohnungseigentümergemeinschaft und der Immobilienverwaltung ausgehändigt.
3. Was passiert, wenn sich die Lage nicht verbessert?
Wenn das Gespräch nichts gebracht hat, sollte ein schriftliches Anschreiben für die Immobilienverwaltung verfasst werden. In diesem wird aufgeführt, welche Punkte nicht zur Zufriedenheit der Eigentümer ausgeführt werden. Zudem sollte natürlich deutlich werden, dass eine Verbesserung der Situation gewünscht ist. Zwar kann theoretisch jeder Eigentümer ein solches Schreiben an den Verwalter schicken, es macht aber mehr Sinn, wenn es vom Verwaltungsbeirat oder zumindest von mehreren Eigentümern gemeinsam verfasst wird.
4. Wie du sonst noch Druck auf die Immobilienverwaltung ausüben kannst
Wie kannst du der Immobilienverwaltung verdeutlichen, dass die Wohnungseigentümergemeinschaft mehr Leistung erwartet? Informiere dich darüber, wie andere Hausverwaltungen arbeiten. Gewiss findest du Angebote, die mehr Leistungen zu günstigeren Preisen anbieten. Insbesondere, wenn sich die Laufzeit des aktuell bestellten Verwalters dem Ende entgegen neigt, besteht die Chance, dass sich die Qualität der Arbeit verbessert.
Am effektivsten ist es, wenn der Verwaltungsbeirat die Angebote der Konkurrenz gemeinsam mit dem Schreiben zur Neubestellung an die Hausverwaltung und alle Eigentümer verschickt. Schließlich ist jetzt der Zeitpunkt gekommen, in dem der aktuelle Verwalter erneut bestellt wird, oder jemand Neues den Posten bekommt. Eine Alternative ist es, wenn die Wohnungseigentümer auf der Versammlung ansprechen, welche Preise und Leistungen die Konkurrenz aktuell bietet. Wichtig ist, dass der aktuellen Immobilienverwaltung klar wird, dass die Mehrzahl der Eigentümer unzufrieden ist mit der aktuellen Leistung.
5. Kündige die Immobilienverwaltung fristgerecht
Du weißt nun, dass es sehr schwierig ist, eine Immobilienverwaltung fristlos zu kündigen. Wenn kein krimineller Grund vorliegt, kannst du nur hoffen, dass das Gespräch zwischen der Hausverwaltung und dem Beirat die gewünschten Verbesserungen bringt. Wenn die Kündigungsfrist jedoch eingehalten wird, steht einem Wechsel der Immobilienverwaltung nichts entgegen. Achte darauf, dass die entsprechende Kündigungsfrist eingehalten wird. Übrigens hat der Verwalter bis zum Auslaufen des Verwaltervertrages ein Anrecht auf sein Honorar.
Fazit
Oft scheitert ein WEG-Verwalterwechsel an dem Desinteresse einzelner Eigentümer. Die Mietverwaltung und SE-Verwaltung zu wechseln, ist relativ simpel. Wenn aber beispielsweise einige Eigentümer gar nicht zur Versammlung scheinen und den Überblick oder das Interesse an ihrem Immobilienvermögen verloren haben, wird es schwer. Dann werden die Dinge in der Regel einfach laufen gelassen, da die Eigentümer gerade bei einer Vermietung mit der Lage vor Ort nicht betroffen sind.
Anders sieht es aus, wenn im Objekt eine Minderheit an Eigennutzern vorhanden ist. Diese treten dann mächtig auf das Gas und wollen Veränderungen sehen, da es ihr tägliches Leben betrifft. Allerdings sollten die Eigennutzer auch nicht in der Überzahl sein, da dies dazu führen kann, dass die Instandhaltung überbeansprucht wird für schöne, aber nicht zwingend notwendige oder sinnvolle Maßnahmen.
